Werken aan de toekomst
Als partner van SAIL 2025 helpt de provincie Noord-Holland de nieuwe generatie op weg. Zo kunnen studenten dankzij inhoudelijke trajecten van het evenement nieuwe dingen leren en praktijkervaring opdoen. 3 interviews over projecten. “Ik had de ruimte om te laten zien wat ik kan.”
'Veel geleerd over presenteren, netwerken en plannen'
Lisa Versteijne | Eerstejaars student Business, IT & Management | Hogeschool Inholland.
‘Bedenk een nieuw aanmeldsysteem voor mensen met een beperking en hun begeleiders die een rondvaart willen maken tijdens SAIL 2025’. Dat was de vraag van SAIL aan studenten van de Hogeschool Inholland. De 5-koppige projectgroep van Lisa Versteijne antwoordde met een gebruiksvriendelijke websiteoplossing.
“Tijdens SAIL 2015 werd gewerkt met Excelbestanden, e-mails en telefonische aanmeldingen”, vertelt Lisa. “Omdat duizenden mensen meededen, was dat heel onoverzichtelijk voor De Zonnebloem, de organisatie die de ‘bijzondere vaarten’ organiseerde voor mensen voor wie een SAIL-bezoek niet vanzelfsprekend was. Het aanmelden liep via verschillende stichtingen. De Zonnebloem verzamelde al die gegevens en mailde ze naar SAIL, booteigenaren en vervoerders (busbedrijven, red.) Dat kostte veel tijd en tienduizenden mailtjes. Omdat er geen centrale informatieplek was hadden SAIL-medewerkers en booteigenaren moeite om klantgegevens, vaarplanningen en instructies te vinden. Schippers misten zo belangrijke info over wijzigingen. Daardoor wisten ze niet altijd wie ze aan boord konden verwachten. En dat zorgde weer voor verwarring en in sommige gevallen gemiste vaarten en teleurgestelde passagiers.”
Actuele data
Gesprekken, brainstormsessies en workshops brachten Lisa’s groepje op het idee van een websiteoplossing. “Omdat SAIL al een site heeft, is het makkelijk om dingen te koppelen zonder iets nieuws te bouwen”, zegt ze. “We maakten een knopje ‘SAIL Together. De goede doelen loggen daar in om hun deelnemerslijsten te delen met de organisatie en booteigenaren. Dat is heel simpel: ze slepen het Excelbestand in de pagina. Wanneer iets verandert, kunnen ze dat aanpassen in het systeem of er een nieuw Excelbestand inslepen. Zo hebben booteigenaren altijd toegang tot de meest actuele data. Een ander voordeel is dat dit systeem voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).”
1 druk op de knop
Daarnaast verrijkten de studenten de aanmeldinformatie. Zo kunnen geïnteresseerden en hun begeleiders nu ook gegevens invoeren zoals noodnummers en allergenen. Cruciale informatie. Een schipper kan nu bijvoorbeeld met 1 druk op de knop zien welke allergenen zijn doorgegeven voor een bepaalde rondvaart. De studenten bogen zich ook over het traject ná de aanmelding. Inschrijvers krijgen nu vlak vóór het evenement een herhaling van de bevestigingsmail en hun ticket. Zo hoeven ze niet in de mailbox te zoeken.
De oplossingen van Lisa’s projectgroep zijn efficiënt en kosten weinig tijd, geld en menskracht, oordeelde SAIL tevreden. Er hoeven namelijk maar 2 personen aan dit site-gedeelte te werken: 1 voor de techniek en 1 voor het contact met de goede doelen. Met het oude systeem waren veel meer mensen druk.
Presenteren en netwerken
Missie volbracht, opdracht gehaald. Lisa lichtte het plan toe tijdens de SAIL Talent Square; een studentenevenement waar ze kon oefenen met presenteren en netwerken. “Die bijeenkomst was waardevol voor mijn toekomst. Zo kon ik praten met recruiters en mensen van SAIL en IT-bedrijf Capgemini – interessante stageopties voor mij. Ik had daar de ruimte om te laten zien wat ik kan en wat ik heb geleerd. Als je daarmee misschien een bedrijf ‘aan de haak kunt slaan’ is dat mooi.”
“Ik vind het fijn dat SAIL en haar partners allerlei mogelijkheden bieden”, zegt Lisa. “Ik had nog nooit een project gedaan. Nu weet ik hoe dat werkt. Ik leerde ook veel over presenteren, netwerken en plannen, zodat je niet achter de feiten aanloopt. Mijn belangrijkste les? Dat communicatie op 1 staat in een projectgroep. Je moet bij elke stap goed overleggen en duidelijk afspreken wie wat doet. Alleen dan kan het een succes worden.”
“Dat iedereen zo enthousiast was, gaf ons veel motivatie”
Nejma Cheuk-A-Lam, Ivana Bigiman, Lola Selhorst en Aicha Conté | Eerstejaars studenten Medewerker Evenementenorganisatie | ROC van Amsterdam.
SAIL vroeg een klas van het ROC van Amsterdam om mee te denken over het werven van nieuwe, jonge vrijwilligers. Daarop kwam het groepje van Ivana, Lola, Aicha en Nejma met een concept voor een speels evenement. Hun plan viel zo goed in de smaak dat ze het mochten uitvoeren. “Dit project leerde ons hoe het is om echt samen te werken in een team. En dat je niet alles alleen kan bepalen, maar telkens moet gaan overleggen.”
Het evenement dat eerst alleen op papier bestond, is op een woensdagochtend in februari ineens echt. Op verschillende plekken in het ROC-gebouw in Amsterdam Zuidoost staan oranje SAIL-vlaggen. In een hoek van de grote aula liggen spellen en papiervellen met QR-codes op tafels. En bij een marktkraam kunnen studenten loempia’s, pasteitjes én informatie over SAIL-vrijwilligerswerk afhalen. Dankzij een indrukwekkende geluidsinstallatie kan Mart Hoogkamer ook hier het drankje bezingen waar hij het liefst in zwemt. Als even later op een groot videoscherm de Tall Ships van SAIL de aula binnenvaren, betreden Ivana en haar groepje het podium. “Kom gezellig spelletjes doen en eten halen!”, klinkt het enthousiast.
Memory met schepen
Daarna spelen studenten memory met SAIL-schepen en quizzen ze via QR-codes. Ook de hapjes vallen in de smaak. “Van concept tot uitvoering waren we 2 maanden bezig met dit evenement”, vertelt Ivana. “We hebben gebrainstormd, een begroting en planning gemaakt, spellen bedacht en eten en muziek geregeld. Ons idee werd gekozen omdat het het meest realistisch was. En gewoon leuk natuurlijk.”
Voor de 4 studenten was het project een waardevolle ervaring. Ze vertellen allemaal dat het ze veel heeft geleerd over plannen, prioriteiten stellen en improviseren. “Het loopt nooit precies volgens het plan dat je vooraf hebt bedacht”, zegt Aicha. “Met die spelletjes hadden we bijvoorbeeld een bepaald idee, maar bij het uitprinten kwamen we erachter dat dat niet zo goed werkte. Dus moesten we knippen en plakken om het aan te passen, zodat het klopte. En voor de inkoop van het eten moesten we uiteindelijk nog het budget aanpassen. Spannend, want voor sommige dingen was het best wel kort dag.”
Makkelijk samenwerken
“Maar daardoor weten we nu beter wat belangrijk is in een project, en dat het gestructureerd moet gaan”, vult Lola aan. “Anders kan het best veel stress opleveren. Dat hoor je natuurlijk altijd wel, maar als je het zelf meemaakt komt het wat meer binnen. Dan onthoud je ook beter wat de gevolgen zijn. Die ervaringen waren waardevol.” Nejma: “Het was ook leuk om te zien dat iedereen zo enthousiast was. Dat gaf ons veel motivatie.” “Het samenwerken was makkelijk, want we hadden gewoon zoiets van ‘oké, jij doet dit en ik doe dat’,” zegt Ivana. “We hadden een hele goede communicatie met z’n allen.”
Daardoor zijn ze het er ook over eens dat je “niet alles alleen kan bepalen, maar telkens moet overleggen.” Onder meer dat inzicht zorgde voor een andere belangrijke les uit het SAIL-project, vertelt Ivana. “Dat we allemaal iets in de evenementen willen gaan doen. Misschien wel het mooiste daarvan vinden we de samenwerking. Dat je heel veel andere mensen nodig hebt en elkaar helpt om dingen voor elkaar te krijgen.”
“Trots dat we binnen de tijd een compleet, werkend product hebben opgeleverd”
Simona Sofkarovska | Vierdejaars student Information Technology | Hogeschool Inholland Haarlem.
SAIL wilde graag een digitale oplossing om het werk voor vrijwilligers makkelijker te maken. Het doel was dat zij eenvoudiger over het evenemententerrein konden bewegen én dat bezoekers efficiënter zouden worden geholpen. Simona en haar medestudenten Vincent Evers, Ignacio de Eusebio, Tommy Karjamenawi, Dominik Kaniecki, Cees Gribnau en Mark van der Neut bedachten en bouwden een interactieve applicatie. Dat deden ze in 5 maanden.
Met de app kunnen vrijwilligers veel sneller informatie en antwoorden vinden dan tijdens de vorige editie van SAIL, vertelt Simona. “Toen gebeurde het regelmatig dat ze in Excelbestanden of stapels papier moesten zoeken. Dat kostte teveel tijd.” Om erachter te komen wat de SAIL-vrijwilligers nodig hadden, werden ze geïnterviewd door de Inholland-studenten. Met die input kreeg het idee meteen gestalte. Rode draad uit de gesprekken: alle informatie moet snel en makkelijk vindbaar zijn.
Inchecken en chatten
“Dat is gelukt”, zegt Simona. “Gebruikers kunnen nu op meerdere manieren zoeken in de app. Uiteraard op woorden, maar ook op een interactieve kaart zoals je kent van Google Maps. Daarop kunnen vrijwilligers elk onderdeel op het evenemententerrein aanklikken. Daarnaast zit er een agendafunctie in, zodat ze snel zien wanneer welk evenement is. Ook kunnen vrijwilligers inchecken en chatten via de app. Dat is handig zodat ze elkaar om hulp kunnen vragen als ze iets niet weten. Verder kan de SAIL-organisatie nu snel, simpel en in realtime een aankondiging met álle vrijwilligers delen. Zo communiceren was ook een wens.”
In de projectgroep werden 2 minors – een deel van een bacheloropleiding die wordt besteed aan 1 onderwerp – bij elkaar gebracht. Het ging om ‘mobile’ en ‘cloud’. Daarmee waren de frontend (voorkant) en backend (achterkant) verenigd en kon de samenwerking tussen de 7 studenten beginnen.
Grote uitdaging
“Het project bestond uit 3 fases”, kijkt Simona terug. “Onderzoek, ontwerp en coderen; het tot leven brengen van de app. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk was het een grote uitdaging. Er komt veel bij kijken, en omdat je in een zeer korte periode moet presteren leer je ontzettend veel. Van deadlines managen en heel nauw samenwerken tot communiceren en alle stakeholders op koers houden richting het einddoel. Maar ook: prioriteiten stellen en oplossingen bedenken voor tegenvallers. We codeerden, analyseerden en evalueerden wat we hadden gedaan en probeerden dat werk steeds te verbeteren.”
‘Werken in zo’n snelkookpan’ is volgens Simona een realistische voorstelling van hoe het er aan toegaat in het bedrijfsleven. De uitdagingen schrokken haar niet af. Integendeel. “Als je ergens tegenaan loopt, dwingt dat je om anders te kijken. Daar leer je alleen maar van. Dankzij dit project kan ik nu ingewikkelde taken opdelen in haalbare en behapbare delen. Ook ben ik professioneler geworden met coderen, onderzoeken en rapporteren. Het was spannend om mee te werken aan zo’n groot evenement, maar ik heb ervan genoten. Waar ik echt trots op ben, is dat we binnen de tijd een compleet, werkend product hebben opgeleverd. Dat we daarbij geen enkele deadline hebben gemist, voelde ook als een beloning.”
Ook de enthousiaste reactie van SAIL op de app was een cadeautje. Simona: “We kregen zelfs een certificaat. Een mooi gebaar dat ik niet had verwacht. Hoe het nu verder gaat? De SAIL-organisatie moet beslissen of ze deze app wil. Een app hosten kost namelijk geld. Het is nu aan SAIL om te bepalen hoe ze verder willen.”
Rol van de provincie
De provincie Noord-Holland is Supporting Partner van SAIL 2025 (20 tot en met 24 augustus). Daarmee zet de provincie zich in voor talentontwikkeling, innovatie en verduurzaming. Dit gebeurt met inhoudelijke projecten zoals SAIL Academy, SAIL Lab en SAIL Hero, waarbij SAIL zich richt op het ontwikkelen en stimuleren van de nieuwe generatie.
De trajecten geven jongeren de kans om praktijkervaring op te doen en te werken aan oplossingen voor actuele vraagstukken, zoals duurzaamheid en techniek. Dankzij de subsidie van de provincie gaan via SAIL Academy en SAIL Lab 2.500 jonge talenten aan de slag en kunnen 170 SAIL heroes meevaren.
SAIL viert dit jaar de 10e editie, het 50-jarige jubileum tijdens de 750e verjaardag van Amsterdam. In 5 dagen tijd vinden er straks ruim 200 activiteiten plaats in het centrum van de hoofdstad. Naast de studentenprojecten staat uiteraard de bereikbaarheid van het evenement in de schijnwerpers, omdat de provincie daarin een grote rol speelt. Zo ontvangen de Noordzeekanaalgemeenten duizenden bezoekers tijdens de SAIL-In Parade en SAIL-Out Parade.